质保金问题怎么解决

债权人：一家从事金属制造业的外资公司（甲方）；
债务人：武汉一大型工业集团（乙方）；
甲方向乙方多次以快递邮寄的方式向乙方供应刀具，但双方没有签订购货合同，只有乙方给予甲方的订货单；甲方向乙方共发货有12,000.00元，在结款时，有3000元货款对方帐面无显示。以此笔帐款对帐不清为由，对方迟迟未付款。
后债权人将此笔帐款委托华予信公司负责追收。

接到案件后，我公司进行了调查。首先搞清了债务人的运作流程，该公司由采购部负责发订货单，由供应科负责到货入库，再由设备科进行使用；这3000多元差额是由于未被入库直接使用了而在帐面上没有显示，而该公司的运作人员又嫌麻烦而不愿意帮助解决此事.
针对此情况，我公司找到该公司负责人该集团总经理，由其下达指令，几个部门配合协作调查此事，并要求应先将无争议之款项立即付出，此案成功收款。